９０秒讓聽眾上鉤！魅力上台簡報技巧５大原則

做簡報是任何主管或工作者都避不掉的事情，掌握基本原則，多做練習，假以時日，一定可以體會出這項「軟實力」帶給你的莫大助益。

星期一的早上，公司召開全員會議。按照慣例，每位部門主管都需要上台報告業界的最新趨勢，以及各部門第2季的最新規劃與目標。

曉晰最怕上台做簡報了，聽著其他主管的報告，她感到胃部微微抽痛，手心開始冒汗。 終於，輪到曉晰報告了。她站到講台後面，手拿著遙控器，看著事先準備好的投影片，一頁一頁地念過去，偶爾停下來稍事說明。

曉晰的目光始終停留在投影機的布幕上，她的資料準備得相當豐富，圖表、數字、照片，面面俱 到。這麼做讓她不會遺漏，也能提醒她該講什麼。 終於，所有投影片都報告完了，曉晰禮貌性地問大家有沒有問題，台下一片靜默，她鬆了口氣，下台一鞠躬，彷彿心上的石頭終於落地。

你可能要問，這樣的簡報方式有什麼問題？沒錯，這是最典型的簡報方式，但可能也是讓聽眾覺得最無趣的方式。仔細回想看看，你聽過最有吸引力的簡報是由誰發表？你對他一定留下了深刻印象。

簡報做得好，會讓人覺得這個人既聰明又有自信，而且深具專業魅力。更重要的是，他可以用具吸引力的方式，傳遞他的訊息與想法，收到激勵、 說服與溝通之效。這跟個人魅力沒有關係，跟技巧與練習比較有關。根據專家的建議，只要掌握5大技巧與原則，從容做好簡報並沒有想像中那麼難。

上台簡報原則一：聰明運用投影片

簡報幾乎一定要用到視覺輔助工具，最普遍的就是PowerPoint 投影片。很多人習慣將自己想講的內容全放到投影片上，然後照本宣科念給觀眾聽（更糟糕的是，全程背對觀眾）。

這麼做不但沒有重點，而且浪費時間。如果你真的希望提供豐富的資料與圖表，專家的建議是：製作兩種版本的投影片。一種列出詳細的數字、圖表與解說文字，發給聽眾，便於他們事後回顧與討論。另一種則是你用來簡報的版本，裡頭只列出必要的論點及數據。

上台簡報原則二：了解你的聽眾

一場簡報成功與否，通常取決於聽眾反應。你大可口沫橫飛，自我感覺良好，但只要聽眾不買單，你的簡報都算失敗。因此，在開始播放投影片之前，一定要先對聽眾有個基本了解。

底下是可思考的幾個方向：

聽眾的特質：他們是誰？由哪些成員所組成？

聽眾的動機：他們為什麼要來聽你做簡報？

聽眾的期望：他們希望從這場簡報中獲得什麼幫助？掌握資訊？增廣見聞？學習新知？純屬娛樂？

聽眾的既有知識：他們具備什麼你不需要再重複介紹的背景知識？ 了解聽眾之後，接下來你可以朝著對聽眾最具吸引力的方向去設計簡報內容。

上台簡報原則三：準備充分的內容

簡報內容是一場成功簡報的靈魂，絕對需要用心設計，底下是幾個基本技巧：

一開始就讓聽眾上鉤

《說話的技術》、《大家來看賈伯斯─向蘋果的表演大師學簡報》等書的作者卡曼‧蓋洛（Carmine Gallo）指出，在一場簡報中，你只有90秒的時間讓聽眾上鉤，如果說不出重點，聽眾就回不來了。

因此，你最好一開始就先破題，直接告訴聽眾你的簡報綱要與目的，讓聽眾對於接下來的簡報內容產生預期，這麼做，也能幫助聽眾集中注意力。 此外，千萬不要把這寶貴的開場時間拿來做背景資訊介紹，你要做的是激發聽眾繼續往下聽的興趣，例如，給個驚人的統計數字，運用修辭技巧等。

善用3要點

哲學家伏爾泰有句名言：「讓自己乏味的最好方式， 就是把每件事說得鉅細靡遺。」簡報也是如此。 簡報就是要講重點，然後留給聽眾想像的空間，讓他們試著把你提供的資訊，套用在自己身上或者延伸思考。

有經驗的簡報者，會將他想講的內容歸納、整理成幾個要點，以便於敘述。神經學家研究發現，簡報的內容如果能歸納成3～4個要點，最容易被聽眾接受並記住。

提出證據

針對你的論點，舉出實例，提出證據。很多時候，講再多的話都比不上一個具體數字或表格來得有說服力。

講故事，愈真實愈好

雖然證據可以服人，但那是理性層面的東西，如果你還可以穿插一兩個真實而動人的故事，效果會更好。蓋洛曾經聆聽一場有機食品公司的簡報，簡報者列出了一堆數字與資料，疲勞轟炸之餘，蓋洛一個數字都記不得。

午餐時，一位農人告訴他：「以前我在農田工作完回到家，小孩跑過來抱我，我都會躲開，因為我得先脫衣服跟消毒。但現在，我一離開田裡就可以直接抱小孩了，因為我身上已不再有危害他們身體的有毒化學物質。」 一個小小的故事，也許只要花上20秒，卻完全取代了那場簡報上的所有數字。

提出強而有力的結論

你的結論必須與一開頭的主題相呼應。如果你的簡報是激勵部屬完成目標，結論就要描繪一個值得 為它努力的遠景；如果你一開始提出一個問題，結論就必須是問題的解決方案。此外，你也可設計一個能刺激聽眾進一步討論的問題做結尾。

上台簡報原則四：完整、自信地進行簡報

你要面對的，可能是上百位聽眾的大型會議，可能是重要客戶的關鍵業務報告，也可能只是對團隊成員的趨勢分析與激勵談話。你會緊張，會害怕，但無論如何，你都不希望花了幾天準備的內容，卻毀在20分鐘的簡報台上。

你要做的是：

將緊張情緒轉化成正面力量。

上台簡報並不是 一個自然的動作，因此，就算是最有經驗的人也會緊張。重點是：你可以將緊張情緒轉化成正面力量。 專家指出，當人處於緊張狀態時，體內大量分泌的腎上腺素可以提升身體的能量，還能提升專注力，聚精會神對抗壓力。所以，你可以利用這份能量，以更有熱情、更具說服力的態度來進行簡報。

有意義的動作。

不要無意識地盯著你的手或像遊魂一樣走來走去，你在台上的一舉一動都必須是有意義的，例如，把手指向投影片以吸引觀眾的注意；從講台後走出來以便與聽眾做近距離接觸。

在講完每個重點或投影片換頁時稍做停頓，給聽眾思考及休息的空間。

確保你的音量大到可以讓後頭的人聽見。

與聽眾做目光接觸，最好每次停留 3～5 秒。

那樣可以顯示你的誠懇，也會讓聽眾有參與感。

盡量保持自然。

不要刻意搞笑，更不要講有顏色的笑話。

保持整潔的服裝儀容。

不管你簡報的目的是為 了銷售商品、宣揚理念還是內部溝通，都需要留給他人良好的印象。蓬鬆的亂髮、沾了咖啡漬的襯衫、有破洞的牛仔褲，只會大大減損簡報者的說服力。

準時結束，早結束比晚結束好。

上台簡報原則五：練習、練習、再練習

很多人站上講台就能侃侃而談，信手捻來就是有趣的例子，動人的小故事，甚至毫不費力就能回答尖銳問題，這種人很令人羨慕。不過，蓋洛點出，這種看似天賦異稟的人，其實 都是透過不斷練習而來的。「他們在簡報前會花上 好幾個小時，甚至幾個星期來做準備，將每個環節 安排得恰到好處，」蓋洛說。

你一定要練習到對簡報內容熟稔無比，練習到可以丟開小抄，然後毫不費力地表達出來為止。 此外，你應該事先設想可能的提問，研擬適當的回應與解答，千萬別以為你可以隨機應變。總之，做簡報是任何主管或工作者都避不掉的事情，掌握基本原則，多做練習，假以時日，一定可以體會出這項「軟實力」帶給你的莫大助益。

資料來源：https://www.cheers.com.tw/article/article.action?id=5097998